Leitfaden · 5 Min. Lesezeit
QR-Rechnung erstellen: Anleitung für Schweizer KMU
Seit 30. September 2022 ist die Swiss QR-Rechnung der einzige gültige Einzahlungsschein in der Schweiz. So erstellst du sie in 5 Minuten – ohne im Bank-Portal jedes Feld einzeln auszufüllen.
Was ist eine QR-Rechnung?
Die QR-Rechnung ist der Schweizer Standard nach ISO 20022, der die alten ESR- (rot) und BVR-Einzahlungsscheine (orange) abgelöst hat. Der Zahlteil enthält einen Swiss QR Code mit IBAN, Empfänger, Betrag und Referenz – einscannbar mit jeder Schweizer Banking-App.
Die 3 technischen Bausteine
QR-IBAN
Spezielle IBAN mit Identifikation 30000–31999. Wird nur für die QR-Referenz benötigt – bei deiner Bank kostenlos beantragbar.
Referenznummer
27-stellige QR-Referenz (mit QR-IBAN), 25-stellige Creditor Reference (RF) oder keine Referenz. Für automatische Abstimmung empfohlen.
ISO 20022
Internationaler Standard für Zahlungsdaten. Garantiert, dass jede Schweizer Bank den QR-Code korrekt verarbeitet.
In 5 Schritten zur QR-Rechnung
- 1
QR-IBAN bei deiner Bank beantragen
Die QR-IBAN ist kostenlos und meist innerhalb von 1–2 Werktagen aktiv. Ohne QR-IBAN kannst du nur RF- oder referenzlose Rechnungen erstellen.
- 2
Empfänger- und Schuldnerdaten erfassen
Name, Strasse, PLZ, Ort und Land sind Pflichtfelder. Bei juristischen Personen kommt der Firmenname dazu.
- 3
Betrag, Währung und Referenz festlegen
CHF oder EUR. Die Referenz pro Rechnung ist eindeutig – HelvetiBooks generiert sie inkl. Prüfziffer automatisch.
- 4
Swiss QR Code generieren
Eine ISO-20022-konforme Software baut den QR-Code nach der SIX-Spezifikation 2.3 inkl. CH-Kreuz im Zentrum.
- 5
PDF erzeugen und versenden
Die fertige Rechnung als PDF/A herunterladen, per E-Mail verschicken oder ausdrucken. Fertig.
Bank-Generator oder Software – was ist schneller?
Praktisch jede Schweizer Bank (UBS, PostFinance, Raiffeisen, ZKB, Migros Bank) bietet einen kostenlosen QR-Generator. Für eine einzelne Rechnung reicht das. Sobald du regelmässig fakturierst, wirst du die Grenzen schnell merken:
Bank-Generator
- – Felder bei jeder Rechnung neu ausfüllen
- – Keine Kundenkartei, kein Katalog
- – An eine Bank gebunden
- – Keine Buchhaltungs-Integration
- – Keine Mahnungen, kein Status-Tracking
HelvetiBooks
- Kunden & Positionen wiederverwenden
- Bank-unabhängig (CAMT.053/054 Import)
- Direkt in der Buchhaltung verbucht
- Status, Mahnungen, Teilzahlungen
- Mehrsprachig (DE/FR/IT/EN)
Häufige Fragen
- Brauche ich zwingend eine QR-IBAN?
- Nein. Nur wenn du mit der 27-stelligen QR-Referenz arbeiten willst. Mit normaler IBAN kannst du Rechnungen mit Creditor Reference (RF) oder ohne Referenz erstellen.
- Welche Software ist ISO-20022-konform?
- HelvetiBooks folgt der offiziellen SIX-Spezifikation 2.3 und ist mit jeder Schweizer Bank kompatibel.
- Kann ich QR-Rechnungen in EUR ausstellen?
- Ja, CHF und EUR sind erlaubt. Andere Währungen sind im Swiss QR Code nicht vorgesehen.
- Was kostet HelvetiBooks?
- CHF 25 pro Monat für unbegrenzt Rechnungen, Buchhaltung und Bank-Import. 14 Tage gratis testen, jederzeit kündbar.
Deine nächste QR-Rechnung in 60 Sekunden
Konto erstellen, Kunde anlegen, Positionen wählen – HelvetiBooks generiert QR-IBAN-Referenz, Swiss QR Code und PDF automatisch.